فنون إدارة مكاتب المدراء وكبار المسؤولين

تفاصيل الدورة

الطبيعة الخاصة لوظيفة مدير المكتب:

• أهمية دور مدير المكتب المدير وكبار المسؤولين التنفيذيين.
• الفرق بين السكرتارية التنفيذية وإدارة المكتب.
• السمات الشخصية لمدير المكتب وكبار المسؤولين التنفيذيين.
• التجهيزات التقنية والتصميمات الحديثة المتطلبة في مكتب مدير المكتب.

• تخطيط أعمال المدير وكبار المسؤولين التنفيذيين.
• تنظيم وقت المدير وتحديد الأولويات.
• ترشيد الوقت المنفق في الاستقبالات وكيفية التعامل مع الزائرين وفقاً لفئاتهم.
• تجهيز وتفعيل المجالس واللجان التي يجب أن يحضرها المدير واقتراح ما يمكن أن يفوض المدير أحد مساعديه في حضورها.
• التجهيز القانوني لمحاضر جلسات اللجان وتجهيز وصياغة القرارات الصادرة عنها.
• تطبيقات عملية

• تفعيل وسائل اتصال المدير بالجهات القيادية وبمعاونيه ومرؤوسيه وتنشيط قنوات الاتصال معهم.
• تنمية مهارات الاتصال الجيد وتفعيل دور الحديث التليفوني لإنجاز الأعمال.
• الصياغة والإعداد القانوني للرسائل والمذكرات والتقارير الصادرة عن المدير.
• تنمية مهارات الصياغة الكتابية والصياغة القانونية لمديرة المكتب.
• تطبيقات عملية وتمارين وتكليف بمهام فردية ومهام جماعية.
• الآلية المتبعة في إدارة مكاتب المديرين بكفاءة وكيفية رفع مستوى أدائها

• تصنيف وترقيم المعاملات الواردة لمكتب المدير والمعاملات الصادرة عنه.
• تجهيز ملخص للمعاملات الواردة والصادرة عن مكتب المدير وكتابة مقترح بالتأشيرة المناسبة وما تتضمنه من اعتماد أو توجيه أو اتخاذ قرار.
• فهرسة وحفظ المعاملات الواردة لمكتب المدير والصادرة عنه.
• فرز وترحيل وإتلاف المعاملات التي تم الانتهاء منها.
• متابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات الصادرة عن المدير.
• تطبيقات عملية

• أساليب الإعداد المسبق لهيكل صياغة الرسائل والمذكرات والتقارير الصادرة من المدير باستخدام الحاسب الآلي.
• أساليب حفظ واسترجاع المكاتبات الواردة والصادرة عن مكتب المدير باستخدام التقنيات الحديثة.
• تعامل مدير المكتب مع مراكز المعلومات واتخاذ القرارات المعنية.
• أهمية إنشاء مركز للمعلومات واتخاذ القرار بالمنظمة وربطه بقناة اتصال بمكاتب المديرين.
• استخدام مدير المكتب لشبكة الإنترنت والبريد الإلكتروني والاستفادة من أنظمة الحكومة الإلكترونية